Acquérir la suite bureautique Office

Modes de commercialisation de la suite Office

La célèbre suite Office des logiciels bureautiques de Microsoft est désormais disponible sous deux formes distinctes de commercialisation :

Office 2016 : c'est la version traditionnelle de la suite Office telle qu'elle est commercialisée depuis de très nombreuses années, c'est-à-dire sous forme de licence perpétuelle.

Vous achetez la licence d'utilisation une fois pour toute et vous pouvez l'utiliser autant d'années que vous voulez.

Office 365 : avec cette formule, vous payez un abonnement pour un droit d'utilisation de la suite bureautique ; c'est ce que l'on appelle le mode SaaS, pour Software as a Service.

Vous avez un tarif donné par utilisateur et par an qui vous permet d'installer et d'utiliser les logiciels Office. Tant que vous êtes abonné, vous profitez toujours de la dernière version (actuellement Office 365 est au niveau fonctionnel d'Office 2016).

Quelles sont les différences entre Office 2016 et Office 365 ?

Une licence Office 2016 ne peut être installée que sur un seul ordinateur (éventuellement transférable le jour où vous en changez). Si un même employé utilise un ordinateur fixe et un autre portable, il faut acquérir deux licences Office 2016.

Dans le même cas de figure, avec Office 365, la suite bureautique peut être installée sur les deux ordinateurs sans surcoût ; pour chaque utilisateur enregistré la limite est fixée à cinq appareils (Windows bien sûr mais aussi MacOS).

Dit autrement, Office 2016 est acheté pour un ordinateur alors qu'Office 365 est loué à un utilisateur pour tous les appareils qu'il utilise.

Par rapport à Office 2016, des services cloud supplémentaires sont aussi accessibles avec Office 365, en particulier :

• Applications Office Mobile, pour disposer de Word, Excel, PowerPoint et OneNote sur téléphones mobiles et tablettes (Windows Phone, Android et iOS)
• Exchange Online, qui est une version cloud de l'excellent service Microsoft Exchange de messagerie collaborative
• Skype Entreprise, outil de messagerie instantanné incluant la vidéoconférence
• Dans la logique de l'utilisation de services Web en mobilité, l'espace de stockage par défaut est dans le cloud, avec l'accès à OneDrive Entreprise

Nous faisons par ailleurs une présentation détaillée de Office 365.

Pour être complet, sachez aussi qu'en cas d'annulation de l'abonnement Office 365 :

• dans certains cas des pénalités peuvent s'appliquer
• les documents Office ne peuvent plus être modifiés (lus uniquement) et au bout de 90 jours ils seront supprimés : avant cette échéance il faut donc les rapatrier de OneDrive vers un autre emplacement

Quels sont les coûts pour un usage professionnel d'Office ?

Sur le Microsoft Store, une licence Office 2016 édition Famille et Petite Entreprise (qui regroupe les logiciels Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook ) est installable sur un seul ordinateur et coûte 232,50 € HT.

Concernant Office 365, les coûts d'abonnement varient selon les options choisies et la taille de l'entreprise.

Par exemple, le coût par utilisateur de la formule intermédiaire Business est de 105,60 € HT/an incluant OneDrive Entreprise et installable jusqu'à 5 appareils.

Faut-il acheter ou louer Office ?

Il n'y a pas de réponse toute faite à la question de savoir si vous devez utiliser la formule achat avec Office 2016 ou bien la formule d'abonnement avec Office 365.

En effet plusieurs facteurs entrent  en ligne  en compte :

• votre environnement informatique actuel : état des versions de Windows et d'Office sur votre parc informatique
• la façon dont vous travaillez (ou souhaiteriez travailler !) : en mode collaboratif, avec une utilisation en mobilité...
• votre volonté de faire évoluer votre organisation vers une informatique externalisée (cloud computing)

Un tour d'horizon complet est donc nécessaire sur l'ensemble de ces points pour déterminer la meilleure ligne de conduite.

Dans le cadre de notre prestation d'audit informatique, nous pourrons étudier et vous proposer un schéma directeur et une éventuelle politique de migration vers le cloud si elle s'avère pertinente dans votre cas de figure.

Auteur : Pascal GUENOT
Dernière mise à jour : 05/10/2015